就労証明書は誰が書く？本人の記入欄・会社への依頼方法【保育園】

保育園の就労証明書は、会社員・パートなら勤務先、派遣社員なら派遣元に書いてもらいます。自営業主・フリーランスは、自治体の案内に従って本人が記載・証明します。

就労証明書は、保護者の仕事の状況を伝え、自治体が保育の必要性や入園の利用調整を判断するための書類です。この記事では、誰が書くか・いつ頼むか・受け取ったらどこを見るかを、依頼メールや相談文と一緒に整理します。

就労証明書は誰が書く？働き方別の依頼先

会社に雇われている人は、勤務先の証明書発行担当に依頼します。人事・総務・労務などの担当部署が分からなければ、上司や店長に確認しましょう。店舗や支店ではなく、本社がまとめて発行する会社もあります。

派遣社員は「派遣元に依頼・就労先欄は派遣先」

派遣社員は、雇用主である派遣元の会社に発行を依頼します。一方、実際に働く場所を書く「本人就労先事業所」の欄には、派遣先の名称・所在地が記載されます。

派遣元と派遣先が同じ欄に入ると思い込まず、自治体の記載要領も一緒に渡すと確認が進めやすくなります。

自営業・親族の事業・就労内定の場合

• 自営業主・フリーランス：本人が記載・証明します。就労実態を示す追加資料は、自営業の確認事項で整理しています。
• 親族の事業で働く人：事業主に証明を依頼します。親族という関係だけで雇用形態を決めず、実際の働き方に合わせます。
• 仕事が内定している人：内定先へ、雇用予定期間・勤務予定の内容を証明してもらいます。

自分で書いていいのはどこ？本人氏名と保護者記載欄の違い

書類にある「本人氏名」は働く保護者の氏名です。下部の「保護者記載欄」には、子どもの情報などを書きます。同じ「本人が関係する欄」でも、扱いは次のように分かれます。

書類の欄	誰が記入・確認する？
勤務先が証明する欄 証明日・雇用期間・就労時間・育休など	勤務先が記載・証明。 受け取ったあとに誤りを見つけたら、勤務先へ訂正を依頼します。
本人氏名など 働く保護者の氏名・生年月日など	会社の指示に従う。 事前入力を求められた場合は本人が入力できます。最終的な確認・証明は勤務先が行います。
保護者記載欄 児童名・生年月日・施設名など	保護者本人が記入。 国の標準様式では、子どもの情報や利用中・申込中の区分などを書く欄です。

自営業主など、自治体の案内に従い本人が証明する場合は扱いが異なります。上の表は、主に勤務先へ発行を依頼する人のための区分です。

就労証明書はいつ頼む？発行日数と証明日の条件から逆算

依頼してから発行されるまでの日数は、会社によって異なります。最初に人事・総務へ「通常、何営業日ほどかかりますか」と聞き、自治体への提出期限から受取日と依頼日を逆算しましょう。

「受け取りたい日」と「使える証明日」を確認する

証明日は、会社がその内容を証明した日付です。「証明日から○か月以内」などの条件を設ける自治体では、早く発行してもらいすぎると、提出時に条件から外れることがあります。

全国共通の有効期限ではない｜自治体の例

• 横浜市：証明日が提出日から6か月より前の場合、給付認定や利用調整で不利になることがあると案内しています。現況確認はこの限りではありません。
• 相模原市：就労証明書の有効期間は証明日から2か月と案内しています。

同じ県内でも条件は異なります。上の例を自分の申込先に当てはめず、自治体の申込案内で確認してください。申込全体の時期は、保活スケジュールも参考になります。

会社への依頼方法｜準備するものと、そのまま使えるメール例

自治体の様式と記載要領をセットで渡すと、会社側が書き方を確認しやすくなります。社内の申請システムや専用依頼フォームがある場合は、その手順に従ってください。

2027年4月入園なら「令和9年度」の案内を確認します。申請する年と入園年度は同じとは限りません。新年度の様式がまだない場合は、公開予定と現在の様式で依頼してよいかを自治体に聞いておきましょう。

国の標準様式がありますが、提出方法や追加資料まで全国で共通ではありません。旧様式を使える場合もあるため、保存済みのファイルを使う前に、申込先が認める様式か確認してください。

人事・総務に送る依頼メール

○○を自分の情報に置き換え、証明日の条件と受取方法は確認した内容を入れてください。該当しない行は削除して使えます。

紙の原本が必要なら「紙の原本での受け取りを希望します」、電子データでよければ「自治体で受け付ける○○形式での受け取りを希望します」と伝えます。オンライン申請ができることと、会社が電子データで発行できることは別なので、両方に確認しましょう。

受け取ったらここを見る｜就労時間・育休・時短勤務

会社から受け取ったら、本人情報に加えて、雇用期間・就労時間・育休や復職予定が実際の契約・予定と合っているか確認します。この章は、保護者が受領後に確認するための説明です。記入する担当者には、自治体の記載要領を渡してください。

契約上の就労時間と、実際の勤務実績は別

• 契約上の就労時間：雇用契約などで定められた時間を記載。所定の休憩を含め、残業は含めません。育児短時間勤務制度を利用している場合、国の記載要領では制度利用前の時間を記載します。
• 就労実績：原則として直近3か月の実績を記載。日数には有給休暇の取得日を含み、時間には就業規則などで定められた休憩と残業を含みます。時短勤務中の実績は、実際の勤務内容を記載します。

育休中や採用直後で実績が足りない場合には、対象期間や見込みの書き方に取扱いがあります。空欄やゼロを自己判断で入れず、勤務先に国の記載要領と自治体の案内に沿って確認してもらいましょう。

育休中・復職予定・時短勤務の人が見るところ

• 育休中：育休期間、復職予定日、入所内定時に育休を短縮できるかが、会社と話し合った内容に合っているか。
• 時短勤務を予定・利用している：通常の契約時間に加え、時短の期間・勤務時間が該当欄に記載されているか。
• 復職後の手続き：復職期限と、復職を確認する書類の再提出が必要かを自治体の案内で確認したか。

書類に記載する時間と、自治体が選考の点数に使う時間は別の確認事項です。時短勤務が気になる場合は、「私の場合、通常の契約時間と時短後の時間のどちらで指数を算定しますか」と窓口へ聞くと、確認したいことが伝わります。

育休からの申込み全体は育休中の保育園申込みガイド、指数の考え方は保育園の点数制度で解説しています。

雇用期間・更新予定・担当者の連絡先も確認

無期雇用でも雇用開始日は確認します。有期契約なら契約期間と更新予定、内定なら勤務開始予定が合っているかを見ましょう。記入担当者の連絡先は、自治体が内容を照会するときに必要です。

自営業・シフト・在宅勤務など、働き方別の確認事項

自営業・フリーランスは、必要な実態資料を絞って準備

就労証明書のほかに、営業や取引の実態を確認できる資料を求められる場合があります。次の資料をすべて用意するという意味ではありません。自治体が指定するものを確認してから準備しましょう。

• 事業の届出・登録を示すもの：開業届、営業許可証、登記事項証明書など
• 収入や取引を示すもの：確定申告書、業務委託契約書、請求書、報酬明細など

開業直後で確定申告書がまだないなら、「○月に開業したため申告書がありません。代わりに何を提出できますか」と聞いてください。

親族の事業で働く人は、区分にも注意します。国の標準様式では「自営業主」「自営業専従者」「家族従業者」が分かれ、家族従業者は、事業主と同一生計の親族で、無給で事業に従事する人を指します。親族の事業で働く人全員を、この区分にするわけではありません。

シフト・夜勤・テレワーク・複数の勤務先

働き方	確認しておきたいこと
シフト・夜勤・変則勤務	変則勤務の時間の書き方と、シフト表などの追加資料が必要か。勤務先へ記載要領を渡して確認します。
テレワーク・在宅勤務	証明する会社の所在地と、実際の就労先の所在地を混同していないか。主な就労場所が自宅の場合の記載方法も確認します。
ダブルワーク	それぞれの勤務先の証明書を準備する必要があるか、時間をどう合算するか。申込先自治体に確認します。

国の記載要領では、就労場所が複数ある場合は主な就労先、固定の就労先がなく主に自宅で働く場合は自宅など、主として就労する場所を記載する扱いです。勤務先の所在地と異なる場合も、実態に合わせて確認しましょう。

就労証明書が締切に間に合わないときの対処

間に合わない見込みが分かった時点で、申込先自治体へ連絡してください。あわせて勤務先に、最短で受け取れる日を確認します。会社の回答待ちで自治体への相談が遅れないよう、発行日が未定でもその状況を伝えましょう。

発行日が分からない場合は「勤務先に発行を依頼していますが、受取日はまだ未定です」と置き換えます。

• 申込書だけ先に出せるか：受付の条件を確認する
• 追加提出・代替資料を認めるか：使える場合は書類名と期限を確認する
• 今回の利用調整に間に合うか：受付可能かどうかと、選考対象になるかをそれぞれ確認する
• 回答を控える：相談日時、担当部署、案内された期限・方法を記録する

後日提出や仮受付が必ず認められるわけではありません。勤務先には自治体からの案内と期限を伝え、発行可能日を相談してください。

提出前の最終チェック｜不備は会社へ訂正を依頼

受け取ったあとに確認する場所を、一覧にまとめました。該当しない欄を無理に埋める必要はありません。自分の働き方で必要な欄と、自治体から求められた資料を確認します。

見るところ	提出前に確かめること
様式・証明日	申込先が受け付ける様式で、証明日が指定の期間内にある。
雇用・就労内容	雇用開始日、勤務時間、就労実績が合っている。有期契約の更新予定など、該当する欄に漏れがない。
育休・復職・時短 該当する人	休業期間、復職予定日、育休短縮の可否、時短の期間・時間が会社と確認した内容に合っている。
本人情報・保護者欄	本人情報は会社の指示に従って確認。子どもの情報などの保護者記載欄は自分で記入した。
担当者・追加資料	勤務先の担当者の連絡先がある。シフト表など、自治体に求められた資料をそろえた。
提出方法・期限	必要部数と原本・コピー・電子データの指定を確認。締切までに提出し、提出内容や受付完了を確認できる控えを残す。

保育園の就労証明書でよくある質問

パート・アルバイトでも就労証明書は必要？

就労を理由に保育園へ申し込む場合は、パート・アルバイトでも原則として必要です。正社員かどうかだけで決まるものではありません。保育の必要性の認定には、自治体ごとの就労時間の下限などもあるため、申込案内で確認します。認定のしくみは1号・2号・3号認定の違いで整理しています。

夫婦ともに働いている場合は2人分必要？

原則として、働いている保護者それぞれの就労証明書を準備します。同じ会社に勤めている場合も、それぞれの発行を依頼しましょう。自分と配偶者の発行日数をそれぞれ確認しておくと、片方だけ間に合わない事態を防ぎやすくなります。

会社の押印は必要？

こども家庭庁の標準様式には、会社印や代表者印の押印欄はありません。提出する様式・記載要領に個別の指定がある場合は、それを確認してください。印鑑があるかだけで書類の有効・無効を判断しないようにしましょう。

紙で受け取った就労証明書を、写真やPDFにして出せる？

自治体がその提出方法を認めていれば、案内に従って画像化・PDF化して提出できます。受け付ける形式、容量、文字の読みやすさ、全ページが必要かを確認してください。形式を変えることと、証明された内容を書き換えることは別です。会社が証明した内容は変えずに提出します。