保育園の就労証明書は、会社員・パート・アルバイトなど雇用されている人なら、勤務先の人事・総務などに書いてもらうのが原則です。派遣社員は派遣元、自営業・フリーランスは本人が記載・証明し、必要に応じて就労実態が分かる資料を添えます。
依頼する時期は、単に締切の1〜2か月前と決めるのではなく、自治体が定める証明日の条件と会社の発行日数から逆算します。この記事では、働き方別の依頼先、本人が書く欄、依頼メール例、育休・時短勤務の書き方、間に合わない場合の対処まで整理します。
最初にやること
- 申込先自治体の最新様式を取得する
- 勤務先の担当部署と発行日数を確認する
- 自治体の証明日の条件を確認する
- 訂正の時間も残して正式に依頼する
就労証明書は誰が書く？働き方別の早見表
基本は、雇用されている人は勤務先、自営業・フリーランスは本人です。勤務先の中で誰が作成するかは会社の運用によって異なりますが、人事・総務・労務などの証明書発行担当へ依頼します。
店舗や支店で働いていても、本社の人事・総務がまとめて発行する会社があるよ。まずは上司や店長に「どの部署へ頼めばいいですか？」と確認してみてね。
知り合いに書いてもらうことはできる？
単に知り合いというだけでは、就労証明書の作成を頼めません。実際にその会社や事業所で雇用されており、知り合いが事業主または証明する権限を持つ担当者である場合は、勤務実態に基づいて勤務先として証明してもらいます。
実際には働いていないのに作成してもらうことや、勤務先に無断で内容を作成・改変することはできません。国の標準様式にも、就労先事業者等に無断で作成・改変した場合、刑法上の罪に問われる可能性があるとの注意書きがあります。
本人氏名や保護者記載欄は誰が書く？
標準様式の下部にある「保護者記載欄」は保護者本人が記入します。一方、勤務内容や証明日など、勤務先が証明する欄を本人の判断で記入・修正することはできません。
会社によっては、本人氏名・住所・生年月日などを先に入力して提出するよう指示されることがあります。その場合は会社の指示に従い、勤務内容の確認と最終的な証明は勤務先に行ってもらいます。
派遣社員は原則として派遣元へ依頼する
派遣社員の雇用主は派遣元です。そのため、就労証明書は原則として派遣元（派遣会社）に依頼し、派遣元が証明します。標準様式の「本人就労先事業所」には、実際に働いている派遣先の名称・所在地を記載します。
つまり、証明するのは派遣元、実際の就労先として書かれるのは派遣先です。派遣先への追加確認や補足資料の要否は自治体によって異なるため、申込案内も確認してください。
自営業・フリーランスは「本人記載＋実態資料」
自営業・フリーランスは勤務先となる証明者がいないため、本人が記載・証明するケースがあります。開業届、確定申告書、業務委託契約書、請求書など、就労実態を示す追加資料を求められることがあるため、申込先自治体の案内を確認してください。
保育園の就労証明書とは？
就労証明書は、保護者が働いている(またはこれから働く)ことを、勤務先などが証明する書類です。認可保育園の申込みでは、自治体が「保育の必要性」を認定し、希望者が多い園では就労状況などをもとに利用調整(いわゆる選考)を行います。就労証明書はその判断材料になる、申込書類の中心といえる1枚です。
保育の必要性の認定そのものについては、1号・2号・3号認定の違いと申請の流れで詳しく解説しています。
こども家庭庁の標準様式が原則
就労証明書には、こども家庭庁が示す標準的な様式があります。以前は自治体ごとに様式がばらばらで、転居や夫婦別自治体への申込みのたびに会社へ何枚も依頼が必要でした。現在は法令上の措置により、この標準様式を原則として使用する運用になっています(こども家庭庁「就労証明書に関する情報」)。
ただし「様式が標準化された=どの自治体も全部同じ」ではありません。記載要領の細かい解釈、追加書類、提出方法(紙・電子)、証明日の条件などは自治体ごとに違いが残っています。必ず申込先自治体が配布している最新版の様式と案内を確認してください。
こども家庭庁は、2026年8月5日に標準様式の掲載資料を更新しています。以前保存したファイルを使い回さず、まず申込先自治体の2026年度版（最新年度版）の様式を確認してください。自治体が独自に項目や宛名などを追加している場合があるため、国の標準様式をそのまま使用できるか分からないときは申込先自治体へ確認しましょう。
就労証明書はいつ頼む？会社への依頼は何日前？
会社へ依頼してから発行されるまでの日数は、勤務先によって数日〜数週間と幅があります。ただし「締切の1〜2か月前に頼めばOK」とは限りません。ポイントは、会社が証明した日付である証明日の条件です。早く発行してもらいすぎると、提出時に条件から外れて再発行になる場合があります。
依頼から提出までの5ステップ
- 自治体の申込締切を確認する:一次申込・二次申込で締切が分かれる自治体もあります。
- 使用できる証明日の条件を確認する:「証明日から〇か月以内」のような条件を設ける自治体があります。期間は自治体によって大きく異なるため、申込案内で確認します。
- 会社の発行日数を確認する:人事・総務に「何営業日くらいかかりますか」と先に聞いておくと逆算できます。繁忙期(秋の一斉申込前)は通常より時間がかかることもあります。
- 証明日の条件を満たす時期に依頼する:締切と証明日条件の両方に収まるタイミングで正式に依頼します。
- 修正期間を残して提出する:受け取ったら内容を確認し、記載漏れがあれば会社に訂正を依頼できる余裕を残して提出します。
発行に何日かかるかを会社へ先に聞くのはOKだよ。正式に作成してもらう日は、自治体の証明日条件を確認してから決めるとやり直しを防げるよ。
証明日の条件は自治体でこれだけ違う
たとえば横浜市の就労証明書の案内では、証明日が提出日から6か月より前の場合、給付認定や利用調整のうえで不利になることがあるとされています。
一方、相模原市の就労証明書案内では、有効期間を証明日から2か月としています。
同じ神奈川県内でもこれだけの差があります。これらはあくまで一例で、全国共通のルールではありません。必ず申込先自治体の最新案内で、使用できる証明日の条件を確認してください。
申込全体のスケジュール感は、保活スケジュール完全ガイドで月ごとに整理しています。
会社へ就労証明書を依頼する方法
依頼先は、人事・総務・労務など、社内で証明書発行を担当している部署です。分からなければ直属の上司に「就労証明書はどこに頼めばいいですか」と聞けば教えてもらえます。
依頼時に渡すもの
- 申込先自治体の最新様式(データまたは印刷)
- 自治体の記載要領(書き方の注意が書かれた案内)
- 自治体への提出期限と、証明日の条件
- 自分が受け取りたい日
- 提出方法(原本か、電子申請かなど)
- 氏名・住所・生年月日など、記載してほしい本人情報
旧様式や他自治体の様式を使用できるかは、自治体によって異なります。有効期間内であれば旧様式を認める自治体もありますが、差し替えや追加確認が必要になる場合もあります。
勤務先には、申込先自治体が現在案内している様式を渡し、旧様式を使う場合は事前に自治体へ確認してください。
オンライン発行・提出について（2026年8月時点）
自治体によっては、保育園の申込みや就労証明書の提出をオンラインで受け付けています。国でも、保育施設の検索・見学予約・就労証明書の発行などをオンラインで行う「保活情報連携基盤」の導入が進められていますが、すべての自治体や勤務先で利用できるわけではありません。紙の原本・PDF・Excel・画像データのどれを提出できるかは自治体ごとに異なります。勤務先から受け取ったファイルを勝手に編集・変換せず、申込先自治体の提出方法を確認しましょう。
依頼メール例(人事・総務あて)
件名:就労証明書の発行のお願い(保育園申込み用)
人事部 〇〇様
お疲れさまです。△△部の□□です。
子どもの保育園申込みにあたり、就労証明書の発行をお願いしたくご連絡しました。添付の自治体指定様式へのご記入をお願いできますでしょうか。記載要領もあわせて添付しています。
自治体への提出期限が〇月〇日のため、恐れ入りますが〇月〇日までにお受け取りできますと助かります。
ご不明な点がありましたら、お手数ですがご連絡ください。お忙しいところ恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。
状況に応じて、次のような一文を追加・差し替えると、やり取りの手戻りを防げます。
- 紙で提出する場合:「提出には原本が必要なため、紙の原本でお受け取りできますと幸いです。」
- 電子提出の場合:「PDF(または自治体指定の形式)のデータでお送りいただけますと幸いです。」
- 証明日に条件がある場合:「自治体の案内により、証明日が〇月〇日以降である必要があります。ご記入の際にご留意いただけますと幸いです。」
受け取ったら保護者も内容を確認する
受け取って終わりではありません。証明日、雇用期間、就労時間、育休・復職欄などに漏れがないか、提出前に自分の目でも確認します。もし誤りを見つけても、勤務先が証明した内容を、保護者が自己判断で書き換えたり修正したりしてはいけません。誤りを見つけた場合は、必ず勤務先へ訂正・再発行を依頼してください。
就労証明書には何を書く？重要項目を解説
標準様式には多くの項目がありますが、審査に関わりやすいのは次のあたりです。なお、項目の番号や配置は様式の改訂や自治体の加工で変わることがあるため、必ず最新様式で確認してください。
証明日・事業所情報
証明日は「いつ頼む？」の章で説明した有効期間の判定に使われます。事業所情報には、会社名・所在地に加えて記入担当者の連絡先を書く欄があります。自治体が内容を確認するときの連絡先になるため、漏れがないかチェックしましょう。
雇用(予定)期間・雇用形態・契約更新の予定
雇用開始日と、有期契約の場合は契約期間・更新予定を記載します。無期雇用でも雇用開始日は必要です。「無期だから期間欄は空欄でいい」と思い込まず、記載要領に沿って書いてもらいます。就労内定者は、雇用予定期間として記載してもらいます。
契約上の就労時間と、直近の就労実績は別もの
ここが最も混同されやすいポイントです。標準様式には、雇用契約に基づく就労時間・就労日数を書く欄と、直近数か月に実際に働いた日数・時間を書く実績欄が別々にあります。
国の標準様式の記載要領では、それぞれ次のように書き分けます。
- 契約上の就労時間:雇用契約・就業規則で定められた所定の時間。所定の休憩時間を含み、残業時間は含めません。日常的に残業していても、勝手に上乗せしません。
- 就労実績の日数:実際に就労した日数で、有給休暇の取得日を含みます。
- 就労実績の時間:実際に働いた時間で、休憩時間と残業時間を含みます。
- 時短勤務中の実績:短時間勤務制度を利用した、実際の勤務実績をそのまま記載します。
つまり、契約欄と実績欄では休憩・残業などの数え方が異なります。なお、自治体が独自に加工した様式を使う場合は、その自治体の記載要領が優先されます。会社の担当者に記載要領を渡し、迷う点は自治体に確認してもらうのが安全です。
産休・育休・復職に関する欄
産前産後休業や育児休業の取得(予定)期間、復職予定日(復職済みなら復職日)を書く欄があります。育休中に申し込む人は、この欄が審査上とても重要です。入所内定時に育休を短縮して復職できるかを記載する欄もあるため、会社と復職時期のすり合わせをしてから依頼するとスムーズです。
育児短時間勤務制度の欄
時短勤務については、制度の利用(予定)と期間を書く欄があります。「短縮後の時間だけ書けばよい」と単純化せず、契約上の通常勤務時間・短縮後の勤務時間・利用予定期間がそれぞれ正しく書かれているかを確認してください。どの時間を利用調整に用いるかは自治体の運用によって異なります。
保護者記載欄・備考欄
様式には保護者自身が記入する欄もあります。会社に書いてもらう部分だけ意識して、本人記載欄が空欄のまま提出してしまうミスがよくあります。備考欄は、変則勤務の補足など、ほかの欄で説明しきれない事情を会社に書いてもらう場所として使われます。
育休中・時短勤務・シフト勤務の注意点
育休中に申し込む場合
育休中でも、復職を前提に保育園を申し込むのは一般的な流れです。就労証明書では、育休の取得期間・復職予定日・内定時の育休短縮可否を明確にしてもらいます。育休を延長する可能性がある場合の扱いや、復職後に復職を確認する書類の再提出を求める自治体がある点も、申込案内で確認しておきましょう。
育休中の申込み全体の流れや点数への影響は、育休中の保育園申込みガイドで詳しく解説しています。
時短勤務(育児短時間勤務)の場合
前章のとおり、契約上の通常時間と短縮後の時間は別の情報です。自治体によって、利用調整でどちらの時間を基準にするかの運用が異なります。気になる場合は「時短勤務中ですが、指数はどの時間で算定されますか」と自治体に直接確認するのが確実です。指数(点数)のしくみ自体は保育園の点数制度の解説記事を参考にしてください。
シフト勤務・夜勤・変則勤務の場合
毎週同じ曜日・時間に働く固定勤務と違い、シフト制や夜勤は書面だけでは勤務実態が伝わりにくくなります。そのため、直近のシフト表や休日勤務に関する証明など、追加資料の提出を求める自治体があります。求められる資料の名称や要否は自治体ごとに異なるため、申込案内に記載がないか確認し、なければ窓口に聞いてみましょう。
テレワーク・在宅勤務の場合
テレワークや在宅勤務でも、就労証明書の「本人就労先事業所」の欄には、本人が実際に働いている事業所名・住所を記載します。本社の住所や、証明書を発行する事業所の住所と、実際の就労場所が異なる場合は、区別して記載してもらいます。
就労場所が複数ある場合は、主な就労先を記載します。固定の就労場所がなく、主に自宅でテレワークしている場合は、自宅など本人が主として就労している場所を記載する扱いです。
テレワーク日数・出社日数の書き方や、勤務実態が分かる追加資料の要否は、自治体によって異なります。勤務先の担当者と、申込先自治体の記載要領をあわせて確認しましょう。
勤務先が複数ある場合
ダブルワークなどで勤務先が複数ある場合、それぞれの勤務先の証明書が必要になるのが一般的です。時間の合算方法は自治体によって扱いが異なるため、事前に確認してください。
自営業・フリーランスで必要になりやすい追加資料
自営業・フリーランスの場合、就労証明書は本人が記載・証明するケースがありますが、それだけでは足りないことがあります。就労実態を客観的に確認するため、次のような資料の提出を求める自治体があります。
- 営業許可証
- 開業届の写し
- 登記簿謄本
- 直近の確定申告書の写し
- 取引先との請負契約書
- 業務委託契約書・発注書
- 直近の請求書・報酬明細
どれが必要かは自治体によって違います。開業直後で確定申告書がまだない場合の代替資料なども含めて、早めに窓口へ確認しておくと安心です。
家族従業者(親族経営の事業を手伝っている人)は、事業主である親族が証明する形になりますが、身内による証明のため、勤務実態が分かる第三者的な資料(給与の支払い記録など)を求められる場合があります。
就労証明書でよくある不備・ミス
- 申込先と異なる様式を使用：前年の様式や他自治体の様式を使えるか自己判断せず、申込先自治体の案内を確認します。
- 証明日が条件外:早く準備しすぎて有効期間から外れるケースです。
- 雇用開始日の記載漏れ:無期雇用でも開始日は必要です。
- 契約時間と就労実績の混同:契約欄に残業込みの時間を書いてしまうなど。
- 育休・復職・時短欄の記載漏れ:認定や利用調整の確認に影響しやすい項目です。
- 勤務先が証明した内容の書き換え・修正:誤りを見つけたら、勤務先へ訂正・再発行を依頼します。
- 本人記載欄の記入漏れ:会社任せにせず、自分の欄も確認を。
- 記入担当者の連絡先漏れ:自治体からの確認連絡ができなくなります。
就労証明書が締切に間に合わないときの対処
会社の発行が遅れそう、依頼を忘れていた——そんなときも、あきらめる必要はありません。ただし「あとから出せば大丈夫」と自己判断するのは危険です。期限後提出・仮受付・代替書類の扱いは自治体によってまったく異なります。次の順番で動いてください。
- 間に合わないと分かった時点で、すぐ自治体へ連絡する:締切前の相談と締切後の相談では、取れる選択肢が変わることがあります。
- 代替書類や後日提出が可能か確認する:雇用契約書の写しなどで仮受付できる自治体もありますが、全国共通ではありません。
- 勤務先に最短発行を依頼する:事情を伝え、最短で発行できる日を確認します。
- 相談した日時・担当部署・回答内容を控える:あとから相談内容を確認できるよう記録しておきます。
- 自己判断で未提出のままにしない:未提出のまま締切を過ぎると、その申込回で審査対象外になるおそれがあります。
提出前チェックリスト
- □ 申込先自治体が案内している様式を使っている
- □ 証明日が自治体の条件(有効期間)内にある
- □ 雇用開始日・雇用形態・契約更新予定が記載されている
- □ 契約上の就労時間と就労実績が、それぞれ正しく書かれている
- □ 育休の期間・復職予定日・育休短縮可否が記載されている(該当者)
- □ 時短勤務の内容と利用予定期間が記載されている(該当者)
- □ テレワーク・複数勤務地の場合、就労先住所の記載方法を確認した(該当者)
- □ 本人記載欄・保護者記載欄を自分で記入した
- □ 勤務先が証明した内容を自分で修正していない
- □ 記入担当者の連絡先が書かれている
- □ シフト表など追加資料の要否を確認した(該当者)
- □ 押印の要否を申込先自治体の記載要領で確認した
- □ 提出方法(紙の原本・PDF・電子申請など)と締切をもう一度確認した
保育園の就労証明書に関するよくある質問
Q. 就労証明書は自分で書いてもいい？
雇用されている人が、勤務先に無断で就労内容を作成・変更することはできません。国の標準様式にも、就労先事業者等に無断で作成・改変した場合、刑法上の罪に問われる可能性があるとの注意書きがあります。
一方、会社の運用により、氏名などの本人情報を事前入力するよう指示される場合はあります。その場合も、勤務内容の確認と最終的な証明は勤務先が行います。保護者記載欄は本人が記入し、自営業・フリーランスは自治体の案内に従って本人が記載・証明します。
Q. 知り合いに書いてもらってもいい？
知り合いという理由だけでは依頼できません。実際の勤務先で、その知り合いが事業主または証明する権限を持つ担当者である場合に限り、事実に基づいて勤務先として証明してもらいます。
Q. 本人氏名や保護者記載欄は誰が書く？
「保護者記載欄」は保護者本人が書きます。本人氏名などを先に入力するよう会社から指示された場合はその指示に従えますが、勤務内容の確認と証明は勤務先が行います。
Q. 会社に頼んでから何日くらいかかる？
会社によって数日〜数週間と幅があります。秋の一斉申込前は依頼が集中して通常より時間がかかることもあるため、先に「何営業日くらいかかりますか」と確認しておくのが確実です。
Q. 就労証明書に有効期限はある？
書類そのものに全国共通の有効期限があるわけではありませんが、「証明日が申込日から〇か月以内」といった条件を設ける自治体があります。期間は自治体によって異なるため、申込案内で確認してください。
Q. パートでも就労証明書は必要？
就労を理由に申し込む場合は、雇用形態にかかわらず原則必要です。パート・アルバイトでも、保育の必要性を確認するために勤務先の証明が求められます。なお、月あたりの就労時間には自治体ごとの下限基準があるため、あわせて確認しましょう。
Q. 夫婦とも働いている場合は2人分必要？
原則として、申請する保護者それぞれの就労証明書が必要です。勤務先が別なら、それぞれの勤務先に依頼します。
Q. 派遣社員は派遣元と派遣先のどちらに頼む？
雇用主である派遣元に依頼するのが原則です。派遣元が証明し、様式の就労先欄に実際の派遣先が記載されます。派遣先への追加確認の要否は自治体によって異なるため、申込案内で確認してください。
Q. 育休中でも提出は必要？
就労・育休からの復職予定を理由に保育園を申し込む場合は、原則として提出を求められます。育休期間・復職予定日・入所内定時の育休短縮可否などが確認されます。
復職後に、復職日を記載した書類の再提出を求める自治体もあるため、申込案内を確認してください。
Q. 記載内容を訂正したいときはどうする？
保護者が直接書き直すことはできません。誤りを見つけたら勤務先に訂正を依頼してください。訂正の方法(再発行か訂正印かなど)は、会社と自治体の案内に従います。
Q. 締切に間に合わない場合はどうする？
まず自治体へ連絡し、代替書類や後日提出が可能かを確認します。あわせて勤務先に最短で発行できる日を確認しましょう。期限後の扱いは自治体によって異なるため、自己判断で未提出のままにしないことが大切です。
Q. 就労証明書に会社の押印は必要ですか？
こども家庭庁の標準的な様式には、会社印や代表者印の押印欄は設けられていません。ただし、自治体が加工した独自様式や個別の案内では、対応が異なる可能性があります。
押印の有無だけで自己判断せず、申込先自治体の最新版の様式・記載要領を確認してください。電子データで発行された場合の提出方法も、あわせて自治体へ確認しましょう。
Q. 就労証明書はオンラインで発行・提出できますか？
オンライン提出に対応している自治体もあります。国でも、就労証明書の発行や保活手続きをオンライン化する「保活情報連携基盤」の整備が進められています。
ただし、対応状況は自治体や勤務先によって異なります。紙の原本・PDF・Excelなど、受け付ける形式も自治体によって異なるため、申込先自治体の2026年度版の案内と、勤務先の発行方法を確認してください。
まとめ｜証明日の条件と会社の発行日数から逆算しよう
- 就労証明書は「締切の〇か月前」ではなく、締切+証明日の条件+会社の発行日数から逆算する
- 様式は必ず申込先自治体の最新版を使い、記載要領ごと会社に渡す
- 契約上の就労時間と就労実績は別の欄。休憩・残業・有給の数え方も異なる
- 育休・時短・派遣・自営業は、それぞれ確認すべき点が違う
- 受け取ったら自分でも内容を確認。誤りの修正は必ず会社に依頼する
- 間に合わないと分かったら、自己判断せず先に自治体へ相談する
就労証明書が動き出せば、保活の書類準備は大きく前進します。申込み全体の流れをまだ整理できていない方は、保活の始め方から入園までをまとめた完全ガイドからチェックしてみてください。
あわせて読みたい
参考情報
- こども家庭庁「就労証明書に関する情報」(標準様式・記載要領)
- こども家庭庁「保活情報連携基盤」に関する情報
- 横浜市「横浜市へ提出する就労証明書について」(自治体独自の案内の一例)
- 相模原市「認可保育所等の利用申込案内」(自治体独自の案内の一例)
※自治体の例はあくまで一部です。証明日の条件・追加書類・提出方法は、必ずお住まい(申込先)の自治体の最新案内で確認してください。
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